Svi koji žele da u R.Srbiju putem organizovanog prevoza upute veću količinu robe treba da se obrate Generalnom konzulatu radi izdavanja potvrde o tome da se radi o transportu humanitarne pomoći koja će biti potpisana i overena od strane šefa diplomatsko-konzularnog predstavništva. Da bi potvrda bila izdata pošiljalac treba da priloži tačan spisak robe koju šalje, na srpskom i na nemačkom jeziku koji sadrži podatke o vrsti, količini i vrednosti robe, vrsti prevoza i prevoznom sredstvu, podatke o pošiljaocu i primaocu, orjentacionom vremenu, vremenu i mestu prelaska državne granice. Potvrda je potrebna zbog toga da bi se lakše i brže obavile formalnosti na graničnim prelazima.